ما هو برنامج الاكسس
وظائف برنامج الاكسس
أمثلة للبيانات التي تخزن في قواعد البيانات
معنى قاعدة البيانات
إنشاء العلاقة بين الجدولين
فتح وإغلاق برنامج الاكسس
محتويات نافذة الاكسس
تمارين على برنامج الاكسس
نرحب بكم في موقع أثير الثقافة
في موقع «أثير الثقافة» نثير عليكم كل ماهو جديد من الأسئلة الدينية والثقافية والإسلامية والفكرية والعلمية والوثائقية.
ما هو برنامج الاكسس؟
هو عبارة عن تجميع كمية كبيرة من البيانات المرتبطة ببعضها البعض وعرضها بطريقة أو أكثر من طريقة لتسهل الاستفادة منها ، وتطبيق العمليات والشروط عليها طبقا للنظام الذي يتم لإنشائها وهو أحد برامج إنشاء قواعد البيانات ويسمح البرنامج لأي شخص أن يقوم بإنشاء وتحرير قاعدة بیانات.
وظائف برنامج الاكسس:
1- إضافة معلومة أو بيان جديد إلى ملف.
2- حذف البيانات القديمة والتي لم تعد هناك الحاجة إليها.
3- تغيير بيانات موجودة تبعاً لمعلومات استحدثت.
4- البحث والاستعلام عن معلومة أو معلومات محددة.
5- ترتيب وتنظيم البيانات.
6- حساب المجموع النهائي أو المجموع الفرعي أو المتوسط الحسابي للبيانات المطلوبة.
ومن وظائفه : بيانات أو أكثر من قاعدة والتي هي عبارة عن مجموعة من الجداول الموجودة والمخزنة بها البيانات.
ومن خلالها يمكن: إجراء الاستعلامات للاستفسار عن أي بيانات داخل تلك الجداول، وإجراء النماذج لعرض وإدخال البيانات، ومن ثم طباعة التقارير المختلفة.
أمثلة للبيانات التي تخزن في قواعد البيانات لمنشأة بواسطة برنامج الاكسس:
1- تسجيل أسماء أشخاص أو جهات وعناوينهم وأرقام جوالاتهم.
2- تسجيل المبيعات والمشتريات ، واستخراج فواتير منوعة.
3- تسجيل بيانات ودرجات الطلاب واستخراج نتائجهم.
4- تسجيل مرضى وبياناتهم الشخصية وإحصاءات متنوعة لهم.
5- فهارس كتب ومكتبات.
6- عاملين في مؤسسة وتقاريرهم ، وتقرير بالمستحقات والإجازات.
7- مكتب السفريات والحجوزات - تسجيل التبرعات والأنشطة الخيرية.
لفتح البرنامج:
الاكسس عند فتحه ← بالطريقة الأولى من قائمة ابدأ أو الطريقة الثانية دبل كليك على سطح المكتب أو داخل مجلد أو الطريقة الثالثة وهي كليك يمين ثم قاعده بيانات جديدة.
الطريقة الأولى والطريقة الثانية:
أكتب اسم الملف ومن ثم اختار المكان الذي أريد حفظه فيه سواء سطح المكتب أو داخل مجلد من أيقونة المجلد الأصفر ، وبعد ذلك اضغط على انشاء.
الطريقة الثالثة:
من سطح المكتب كليك يمين ← جديد ← قاعدة بيانات أقوم بفتح القاعدة بدون حفظ وإنشاء كما في الطريقة السابقة لماذا؟ لأنها محفوظة أساساً على سطح المكتب كيفية البدء بالاستخدام : أذهب إلى شريط قائمة انشاء ومن ثم تصميم جدول ، وابدأ بإدراج أول جدول في هذه القاعدة.
محتويات نافذة الاكسس:
1ـ شريط العنوان.
2- شريط القوائم.
3- الأدوات.
4- أزرار التحجيم.
5- كائنات قاعدة البيانات.
برنامج قواعد البيانات
1- الجداول: هي مكان تخزين البيانات في القاعدة وتتكون الجداول من: صفوف *سجلات* ، والأعمدة *الحقول*.
2- الاستعلام: هو استعلام (أي البحث) عن بيانات معينة في القاعدة تنطبق عليها معايير محددة لتنفيذ عمليات على الجدول.
3- النموذج: هي مكان إدخال وتعديل البيانات في الجدول ، عن طريق شاشة منسقة وسهلة في التعامل.
4- التقرير: هي كائنات عرض وطباعة البيانات بأشكال وطرق وتنسيقات منوعة.
...................
البرنامج مناسب للاستخدام الشخصي والمشروعات الصغيرة وكذلك للمشروعات الضخمة.
كما أن البرنامج ذو واجهة رسومية بالكامل.
يؤدي امتلاك البرنامج لواجهة رسومية إلى جعل عملية إدخال البيانات أسهل ، حيث أنك لا تحتاج للعمل مع الجداول أو جداول البيانات.
تمارين على برنامج الاكسس:
1- قم بفتح برنامج الاكسس ، وأنشئ قاعدة بيانات جديدة باسم: بيانات خاصة بالموظفين ، واحفظها على سطح المكتب
ملاحظة: عند عدم اختيار مكان سطح المكتب سيتم حفظ القاعدة تلقائياً ف المستندات واذا نسينا التسمية نستطيع تغيير المسمى من إعادة التسمية للقاعدة.
شرح 2: لابد أن نعلم أن الجدول أستطيع عرضه بطريقتين باستخدام أداة موجودة في الصفحة الرئيسية وهي أداة عرض عرض.
وهذه الأداة مهمه جدا: ۱- عرض التصميم (لتصميم الجدول ووضع الأساسيات) ۲- عرض ورقة البيانات (وهي تعرض الجدول بطريقة البيانات ، أي كتابة البيانات داخله).
تابع..... تمارين على برنامج الاكسس:
أولا أعرض الجدول بطريقة التصميم حتى أستطيع كتابة أسماء الحقول واختيار أنواعها وخصائصها احفظ الجدول باسم الموظفين (كما هو مطلوب) ابدأ بكتابة أسماء الحقول واختار نفس نوع البيانات المطلوبة في السؤال ونفس الخصائص (وننتبه هنا نختار كما هو مطلوب).
ملاحظة: في الاصدار الجديد للاكسس ← نص = نص طويل ، مذكرة = نص مختصر.
عدد صحيح:
نقف عند حقل رقم الموظف ، ثم نذهب الى الاسفل عند خصائص الحقل ، وتحديداً عند (حجم الحقل) ، ونختار عدد صحيح
هنا يكون رقم الموظف هو المفتاح الأساسي! إذا اذهب عند الحقل (رقم الموظف) واختار من الأدوات الموجودة ضمن شريط قائمة تصميم ← أداة المفتاح الأساسي
مطلوب: يتم اختيارها أيضاً من خصائص الحقل الخاص باسم الموظف ، واختار نعم ، وكذلك في حقل المدينة، معنى مطلوب: أي لا أستطيع ترك هذه الخلية فارغة أبدأ ، ولابد من تعبئتها
شرح 3: هنا اعرض الجدول بطريقة العرض الثانية وهي عرض ورقة البيانات، وابدأ بكل سهولة كتابة البيانات الموجودة في الجدول.
4ـ انشئ جدول آخر وأسميه المخالفات المرورية ، باستخدام عرض التصميم ، وأضف إليه الحقول
شرح 4: انتهيت من جدول الموظفين صممته وكتبت البيانات داخله ۷
هنا المطلوب إنشاء جدول جديد!
اذهب إلى: إنشاء أداة: تصميم الجدول ابدأ بتصميم هذا الجدول بنفس الحقول وأنواعها وخصائصها المطلوبة ، واسمي الجدول: المخالفات المرورية (وننتبه هنا نختار كما هو مطلوب).
المنازل العشرية:
هو من خصائص حقل الغرامة ، واختار رقم صفر وهذا يعني انني لا أريد منازل عشرية عند كتابة قيمة الغرامة 600ريال بدون منازل عشرية ، وليس 600.0ريال هنا منازل عشرية(1).
مثلا:
وأيضا مثل 600.00ريال وهنا منازل عشرية (٢) ، وهكذا.
5ـ ادخل في جدول المخالفات المرورية القيم التالية:
تطبيق تمرين الاكسس الاول من رقم 1 الى رقم 5
وإرسال التطبيق عن طريق تصوير الشاشة باستخدام PrtSc أو التصوير بالجوال وارسال الصورتين الى ايميل المعلمة: صورة لجدول الموظفين ، بطريقة عرض ورقة البيانات صورة لجدول المخالفات المرورية ، بطريقة عرض ورقة البيانات.
ملاحظة: عندما يتم فتح قاعدتنا (بيانات خاصة بالموظفين)، نضغط على تمكين المحتوى، ثم دبل كليك على كائن جدول الموظفين وكائن جدول المخالفات المرورية.
6- قم بعمل قناع إدخال لحقل تاريخ التعيين:
نعرض الجدول بطريقة التصميم لجدول الموظفين ، ثم نبحث عن حقل تاريخ التعيين.
نذهب الى خصائص الحقل لتاريخ التعيين وابحث عن قناع الإدخال.
اذا أردنا تغيير أصفار السنة الى أربعة أصفار نضيف صفرين حتى تصبح 0000 ومن ثم نضغط على التالي ثم إنهاء، أو بدون تغيير نضغط على التالي ثم إنهاء ، واحفظ Ctrl+S، اعرض الجدول بطريقة ورقة البيانات، اذهب الى تاريخ التعيين وابدأ بكتابة أي تاريخ سألاحظ! أنه وجد خانات محددة لإدخال التاريخ فيها، هذا هو قناع الادخال.
7- قم بعمل قاعدة التحقق من الصحة ونص التحقق من الصحة
لحقل الغرامة وأن تكون قاعدة التحقق من الصحة/ الغرامة أكبر من خمسين ونص التحقق من الصحة/ الغرامة يجب أن تكون أكبر من 50.
نعرض جدول المخالفات المرورية بطريقة التصميم وعند حقل الغرامة وتحديداً خصائص الحقل ، عند قاعدة التحقق من الصحة اكتب > 50.
8- قم بعمل علاقة بين الجدولين: جدول الموظفين وجدول المخالفات المرورية
لإنشاء علاقة بين الجدولين اذهب إلى: أدوات قاعدة البيانات علاقات.
ابدأ بإظهار الجداول بالنقر عليهم مرتين أي دبل كليك ، وابحث عن الحقل المشترك بين الجدولين ويكون بيانات فريدة من نوعها لا تتكرر.
هنا العامل المشترك بين الجدولين هو رقم الموظف.
لإنشاء العلاقة أسحب الأول فوق الثاني أو الثاني فوق الأول (أي أضع رقم الموظف الاول فوق رقم الموظف الثاني أو العكس)، وسيظهر لي مربع تحرير العلاقات ، اضغط على إنشاء، وألاحظ أنه أصبح هناك خط بين رقم الموظف الموجود في جدول الموظفين ورقم الموظف الموجود في جدول المخالفات المرورية، وهذا يعني أنه تم إنشاء علاقة بين الجدولين
9- انشئ استعلام يشمل: أسماء الموظفين ، في مدينة جدة وغرامات كل موظف وقم بحفظه باسم: غرامات الموظفين في مدينة جدة
لإنشاء الاستعلام: إنشاء ← تصميم الاستعلام ه اظهر الجداول بدبل كليك.
ابدأ بإدراج الحقول المطلوبة في السؤال وهي: اسم الموظف ، المدينة ، الغرامة (بدبل كليك).
ألاحظ أنه تم إدراجها في الجدول أسفل لاستخدامها في الاستعلام.
المعايير :
اسم الموظف/ لم يحدد معيار معين للأسماء في السؤال
المدينة حدد مدينة جدة ، أكتب في سجل المعايير: جدة
وننتبه هنا ل(جده) و (جدة) الاكسس دقيق! وقمنا بكتابة المدينة جدة في بيانات الجدول
وسنكتب أيضاً عند المعايير جدة حتى يكون الاستعلام صحيحاً
الغرامة/ لم يحدد معيار معين للغرامة في السؤال
انتهيت من تصميم الاستعلام؟ احفظ باسم: غرامات الموظفين في مدينة جدة ، كما هو مطلوب في السؤال
10- انشئ نموذج لجدول الموظفين من نوع: نموذج منقسم واحفظه باسم: نموذج الموظفين
نذهب الى جدول الموظفين ، ويكون عرضه بطريقة البيانات.
ولإنشاء النموذج: إنشاء ← نموذج منقسم.
احفظ باسم: نموذج الموظفين.
ملاحظة مهمة : لابد أن يكون طريقة عرض جميع الجداول والاستعلامات بطريقة ورقة البيانات لماذا؟ حتى أستطيع إنشاء استعلام او نموذج ...الخ
11- أضف البيانات الجديدة التالية:
أضف المخالفات الجديدة في جدول المخالفات المرورية.
12- أنشئ تقرير لجدول المخالفات المرورية باستخدام معالج التقرير ، مصنف: حسب رقم الموظف ، مرتب تصاعدياً بأرقام السيارات ، وقم بتسميته: المخالفات المرورية
لإنشاء التقرير: إنشاء معالج التقرير، أحدد من جداول/استعلامات جدول المخالفات المرورية أحدد الحقول التي أريدها ، أقوم بنقلها الى المربع الآخر (بدبل كليك) ، والذي أريده من الحقول: رقم الموظف ، رقم السيارة، ثم التالي.