موضوع اليوم سيكون عن ضمان الجودة؟
1. خطط ضمان الجودة؟
تجري معظم البلدان تعدادات السكان والمساكن مرة كل 10 سنوات، ولذلك فإن نقل الخبرة من تعداد إلى آخر محدود نوعا ما ولكن الخبرة من تعدادات السكان والمساكن السابقة وكذلك الخبرة من التعدادات الأخرى مثل التعداد الزراعي تفيد كثيراً في تخطيط برنامج ضبط الجودة وتحسينها للتعداد الراهن، ولما كان إجراء التعداد يتطلب القيام بأنشطة عديدة في غضون فترة زمنية محدودة، فإن ذلك يعني أن البلدان تستخدم أعداداً كبيرة من الأشخاص من أجل أعمال التعداد لفترات تتراوح بين عدة أسابيع وعدة أشهر، وفي العادة يجري تعيين مجموعات مختلفة من الأشخاص على أساس مؤقت لأداء مجموعات معينة من الأعمال، ونتيجة لذلك يمكن أن تختلف نوعية العمل من شخص إلى آخر ومن منطقة إلى أخرى ومن وقت لآخر، قد يكون من المفيد جداً، لا بل ذا أهمية حيوية أن يتم توثيق الأخطاء التي سجلت في تعدادات سابقة أو أنشطة مماثلة واستخدمت كأساس لتدابير ضبط النوعية للتعداد الذي يلي، فكل بلد يجب أن يتجهز ببرنامج لضبط الجودة والتحسين لقياس نوعية كل مرحلة من مراحل التعداد، لذا من المهم التمكن من قياس مدى حسن سير كل عملية تعداد من خلال إرساء إجراءات لضبط الجودة على طول التعداد، ولا بد من التشديد على أن هدفا أساسيا لأي برنامج لضبط الجودة هو كشف الأخطاء لكي يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية حتى مع استمرار عمليات التعداد بالتالي، يجب النظر إلى برنامج ضبط الجودة على أنه برنامج لتحسين النوعية أيضاً، ويؤدي عدم وجود هذا البرنامج إلى وجود أخطاء كثيرة في بيانات التعداد يمكن أن تؤثر كثيراً على الفائدة المرجوة من تلك النتائج، فإذا كانت البيانات من نوعية ردينة يمكن أن تؤدي القرارات المتخذة على أساسها إلى أخطاء فادحة، وهذا قد يؤدي إلى تعريض مصداقية عملية التعداد بكاملها للخطر.
وينبغي وضع نظام ضبط الجودة وتحسينها كجزء من برنامج التعداد عموماً وأن يكون جزءا أساسياً في خطط التعداد وجداوله وإجراءاته الأخرى، وينبغي الأخذ بهذا النظام في كل مراحل عمليات التعداد بما في ذلك التخطيط ومرحلة ما قبل العد والعد الفعلي وتدفق الوثائق والترميز وحصر البيانات والتنقيح والتبويب ونشر البيانات، ومن شأن اتباع جدول مفضل أن يضمن تخصيص وقت كاف لاختبار الأنشطة وتقييمها عند كل مرحلة، ما يخفف من مخاطر الأخطاء، ويُعد إنشاء نظام ضبط الجودة وتحسينها في مرحلة التخطيط عاملاً حاسماً في نجاح عمليات التعداد عموماً.
2. عناصر ضمان الجودة؟
ينبغي أن تكون إدارة الجودة شاملة وتغطي الأنشطة كافة بما فيها التخطيط والتطوير وجمع البيانات والمعالجة والتقييم ونشر النتائج فعواقب قلة جودة بيانات التعداد قد تكون وخيمة على قرارات السياسات العامة والأهم في النهاية هو أن مصداقية التعداد بكامله وكفاءة نظام الإحصاء الوطني والحكومة بحد ذاتها ستكون على المحك وقد يكون من المستحيل استعادة ثقة المجتمع على الإطلاق.
يسود توافق عام بأن الجودة في النهاية هي مرتبطة باحتياجات المستخدم ورضاه، وفي الإحصاءات كانت الجودة مرتبطة بشكل أساسي بالدقة بتعبير آخر، مع الأخذ بالأخطاء بشكل أساسي بطريقة العينات وبغير طريقة العينات التي تؤثر على قيمة التقديرات والفوارق الزمنية المرتكزة إلى هكذا معرفة يمكن على أساسها إصدار بيانات ثقة دقيقة، وهكذا إجراءات ما زالت تعتبر ضرورية، لكن من المعترف به أن الجودة لها أبعاد أخرى بارزة، وحتى ولو كانت البيانات دقيقة فهي لا تتمتع بالجودة الكافية إذا أنتجت في وقت متأخر فتصبح غير ذي فائدة أو لا يمكن الوصول إليها بسهولة أو تتضارب مع بيانات أخرى موثوقة أو تكون كلفتها عالية فتمنع إنتاجها بالتالي، تتم مقاربة الجودة أكثر فأكثر كمفهوم متعدد الأبعاد.
الجودة هي نتاج العمليات، والعيوب في الجودة، مثلاً تأخير في المعالجة أو نقص في الدقة في النتائج: هي عادة نتيجة العيوب في العملية لا نتيجة أفعال الأفراد الذين يعملون في تلك العملية، بالتالي ينبغي على العمليات أن تتمتع على الأقل بما يلي:
أ. السلامة المنهجية وتطبيق الطرق المهنية والمعايير المتفق عليها عالمياً.
ب. الكفاءة، درجة تجميع الإحصاءات بطريقة تقلص الكلفة وعبء المجيب إلى أقصى حد بالمقارنة مع المخرج المحقق.
أفضل دعم للجودة هي الترتيبات المؤسسية السليمة مثل:
أ. البيئة القانونية، درجة إنفاذ التشريع الإحصائي وفقا للمبادئ الأساسية للإحصاءات الرسمية.
ب. آليات التخطيط درجة إرساء البلدان الإجراءات خاصة بالتخطيط المنهجي وطويل الأمد للعمليات الإحصائية.
ج. الموارد، درجة تمويل الأنظمة الإحصائية بالشكل المناسب وتزويدها بالجهاز العامل الملائم حسب أنواع مختلفة من الكلفة وفي ما بينها.
د. الدعم الإداري والتنسيق في ما بين أصحاب المصلحة في التعداد والسلطة الإدارية.
من المقترح أن يتمتع أي مخرج لأي عملية إحصائية بالمواصفات التالية أو ببعض منها
أ. الصلة التي تعني درجة استجابة الإحصاءات لاحتياجات المستخدم واقتراح ضرورة تجنب إنتاج بيانات غير ذي صلة، لا سيما البيانات التي لا توجد أي وجهة استعمال لها.
ب. الكمال درجة تغطية الإحصاءات بالكامل للظاهرة التي يفترض بها أن تصفها.
ج. الدقة، المسافة بين القيمة المقدرة والقيمة الحقيقية، غير المعروفة.
د. قابلية المقارنة، درجة قابلية الإحصاءات للمقارنة في المكان بين البلدان وفي الزمان بين فترات زمنية مختلفة.
هـ. التناسق درجة الترابط المنطقي بين البيانات الآتية من برنامج إحصائي واحد، والبيانات الناتجة من البرامج الإحصائية كلها.
و. التوقيت المناسب، الوقت الفاصل بين لحظة إطلاق البيانات والفترة المرجعية.
ز. الدقة في المواعيد درجة احترام مواعيد الإطلاق المعلنة مسبقاً.
ح. الوضوح، درجة فهم الإحصاءات للمستخدمين من غير الخبراء.
ط. قابلية الوصول السهولة التي يتم فيها حصول المستخدمين على البيانات الإحصائية.
ي. قابلية تفسير بيانات التعداد، بما في ذلك البيانات الفوقية، وتوافر المعلومات التي تصف المصادر، والتعريفات والطرق.
ك. الثقة، لناحية ثقة الناس بهيئة الإحصاء الوطنية وخدماتها.
في سياق التعداد يمكن التشديد على أفضلية بعض سمات ضمان الجودة على السمات الباقية، فالتعداد يجب أن ينتج إحصاءات ذات صلة بالنسبة إلى مستخدمي البيانات والتعداد هو عملية مكلفة بشكل خاص ويولد عبنا على المجيبين بالتالي من الحيوي ضمان أن يُلبى أي طلب للبيانات بحده الأدنى والا تتضمن استمارة التعداد المواضيع التي لا تشكل موضوع طلب كبير، وتعتبر استشارة مستخدمي بيانات التعداد كخطوة أولى في تصميم عملية التعداد عملاً إيجابيا من حيث العلاقات العامة ووسيلة فعالة وشفافة لتحديد الطلب على مواضيع محتملة للتعداد.
صلة البيانات أو المعلومات الإحصائية هي تقييم نوعي للقيمة التي تقدمها هذه البيانات، والقيمة تتميز بدرجة مساهمة البيانات أو المعلومات في معالجة الأهداف التي من أجلها تنتج البيانات ويسعى إليها المستخدمون، كما أن القيمة تتميز أيضًا بجدارة تلك الأهداف لناحية مهام الوكالة، والشروط المشرعة وتكلفة الفرصة البديلة لإنتاج البيانات أو المعلومات، وفي سياق التعداد يعتبر مفهوم المواءمة مع الهدف كقياس للصلة عاملاً هاماً وفي حال اقتصرت الضرورة على توفير بيانات على المستوى الواسع، مثلاً مستوى وطني أو مستوى دائرة مدنية جغرافية كبرى مستوى ديمغرافي واسع فإن شروط المستخدم يمكن تلبيتها بكلفة زهيدة وبفعالية من خلال استخدام استقصاء العينة.
الكمال هو امتداد لصفة الصلة، لأن الكمال لا يعني أن الإحصاءات يجب أن تلبي حاجات المستخدم فحسب، بل يعني أيضًا أنها يجب أن تلبيها بالشكل الكامل قدر الإمكان آخذة بالاعتبار الموارد المحدودة وعبء المجيب.
دقة البيانات أو المعلومات الإحصائية هي درجة قيام تلك البيانات بتقدير صحيح أو وصف صحيح للكميات أو الميزات التي صمم النشاط الإحصائي قياسها، وللدقة ميزات متعددة وعملياً ما من مجموع واحد أو قياس إجمالي لها، وتقاس هذه الميزات أو توصف عادة من حيث الخطأ أو المعنى المحتمل للخطأ الذي يرد من خلال مصادر خطأ كبرى فردية، مثل التغطية أو المعاينة أو عدم الاستجابة أو الاستجابة الناقصة وعمليات التجهيز والنشر.
تبرز الإفادة القصوى من البيانات عندما تمكن من إجراء مقارنات موثوقة في المكان كما هي الحال بين البلدان أو بين المناطق في بلد ما، وفي الزمان كما يجري التشديد أكثر فأكثر على تمكين المقارنة بالجغرافيا في الزمان وكذلك المحافظة على الاتساق ومقارنة مواضيع التعداد من تعداد إلى آخر.
التوقيت المناسب للمعلومات يعكس المدة الممتدة بين توافر المعلومات والحدث أو الظاهرة التي تصفها، لكن مأخوذة في سياق الفترة الزمنية التي تسمح للمعلومات باكتساب قيمة وبالاعتماد عليها، وهو معني عادة بعملية مقايضة مع الدقة.
قابلية الوصول تعكس توافر المعلومات من حيازة الوكالة، أيضًا مع الأخذ بالاعتبار ملاءمة الشكل الذي تتوافر فيه المعلومات ووسائط النشر وتوافر البيانات الفوقية ومعرفة ما إذا كان المستخدم يحظى بفرصة معقولة للعلم بتوافرها وكيفية الوصول إليها، كما تشكل إمكانية تكبد كلفة هذه المعلومات بالمقارنة مع قيمتها بالنسبة إلى المستخدمين جانبًا آخر من جوانب هذه الميزة.
يعكس تناسق البيانات مدى إمكانية دمج بيانات التعداد بمعلومات إحصائية أخرى ضمن سياق متكامل مع الوقت، فاستخدام المفاهيم والتعريفات والتصنيفات المعيارية يعزز التناسق وليس أقل أهمية التناسق الداخلي للبيانات أي اتساق المعلومات عبر مواضيع مختلفة من التعداد ومخرجات التعداد، وهذا التناسق يعالج عادة من خلال تطوير دقيق لعمليات التدقيق بالبيانات.
تشكل كلفة توفير المعلومات، وعبء المجيب وقدرة المجيب على توفير المعلومات المطلوبة عناصر مقايضة أيضا مع ميزتي الدقة والتوقيت المناسب، ولولا ذلك لتمكنت البيانات من تحقيق الدقة، شبه الكاملة في وقت قليل أو على الفور.
3. الحاجة إلى نظام الإدارة الجودة لعملية التعداد؟
ناقشنا أعلاه خاصية ملاءمة نواتج التعداد، وهي من الخواص الضرورية وكيفية ضمانها كما ناقشنا ضرورة مراعاة الدقة وحسن التوقيت والتكلفة والجودة مسألة نسبية، وتتوقف في النهاية على ما هو مقبول أو مناسب للغرض وليست مفهوماً للكمال المطلق.
وتنتج عيوب الجودة كالتأخير مثلاً في نشر النواتج عادة عن نواقص في العملية وليس في أعمال الأفراد الذين يؤدون العملية، وأهم الأمور بالنسبة لضبط الجودة والتحسين هي القدرة على القياس المنتظم للتكاليف، وحسن التوقيت والدقة في العمليات بما يسهل تحسينها عندما يظهر مؤشر على هبوط الجودة، وينصب تركيز ضبط الجودة على منع ظهور الأخطاء مرة ثانية واكتشاف الأخطاء بسهولة وإبلاغ العاملين عنها لكي يتفادوها في المستقبل.
ونظراً لأن الجودة أمر تكراري فإن دائرة الجودة تنطبق بصورة خاصة على المهام شديدة التكرار مثل مرحلة تجهيز بيانات التعداد، إلا أن المبدأ العام ينطبق على جميع العمليات، فعلى سبيل المثال نقل الفرصة لتقييم الأداء والتعرف على المشاكل وتنفيذ إجراءات تصحيحية في مراحل معينة مثل عمليات العد نظراً لضيق الوقت ولطبيعة عدم التكرار لبعض العمليات، ومسائل الاتصال، ومع ذلك فمع التخطيط الواعي والتوثيق المسبق لعمليات الإحصاء، يمكن تطبيق هذه الدائرة بنجاح.
ومن الضروري إجراء تقييم كامل في نهاية كل مرحلة من مراحل التعداد، ويجب أن يحدث ذلك خاصة لمراحل مثل مرحلة العد وذلك ضماناً لاستفادة أعمال التعداد القادمة من المعرفة التنظيمية التي يتيحها تطبيق دائرة الجودة.
ولما كان البشر يقومون بدور أساسي في معظم عمليات التعداد فهم الأقدر على تحديد مشاكل النوعية واقتراح حلول لها، ولذلك فإن الجودة ليست مجرد نتاج للتطبيقات الميكانيكية للتدابير المقررة سلفاً، وإنما تعتمد على مجموعة مترابطة من:
أ. عمليات مكررة وموثقة.
ب. نظم لرصد نتائج هذه العمليات.
ج. تشجيع متواصل من الإدارة الإشراك الموظفين العاملين في العمليات في تحديد النواقص في النوعية واقتراح حلول لها.
ومع أن بعض عناصر دائرة الجودة، مثل آليات رصد الجودة قد تتشابه شكلياً مع بعض عناصر نهج مراقبة الجودة التقليدية فإنها تختلف عنها اختلافاً كبيراً، ويعتمد نهج الضبط التقليدي للجودة على تصحيح الخطأ بعد وقوعه ولكن تركيز دائرة الجودة ينصب على تحسين الخطوة التي تسببت في الخطأ وقدتكون راجعة إلى هبوط عن المستوى المقرر في التكلفة أو التوقيت أو الدقة، وإذا اقتصر الأمر على تصحيح الخطأ فإن ذلك قد يؤدي إلى ما يلي:
أ. زيادة كبيرة في تكلفة العملية بكاملها.
ب. قد تؤدي الأخطاء في عملية التفتيش إلى عدم اكتشاف أخطاء حقيقية أو إلى الخطأ في تحديد الأخطاء الحقيقية.
ج. يمكن أن تتسبب عملية التصحيح في حدوث أخطاء في البيانات.
د. عدم تحمل العاملين المسؤولية عن نوعية عملهم، لاعتقادهم أن ذلك مسؤولية المفتشين.
هـ. عند فحص عينة من الوحدات، لا ينسحب ضبط النوعية إلا على الوحدات التي تم تفتيشها.
ولذا ينبغي أن يكون التركيز على تحسين العملية وليس على التصحيح، لذلك فإنه قد يكون من الجوانب المهمة في إدارة النوعية عدم تصحيح الأخطاء المكتشفة من خلال عملية رصد الجودة إلا إذا كانت ذات طبيعة شديدة جداً أو واسعة التطبيق، وقد يكون الخطأ الواسع التطبيق، مثلاً خطأ في النظام يؤدي إلى ترميز خاطئ في كل مرة يسجل فيها حدث شائع، لذا ينبغي تركيز الموارد على تحسين الخطوات والإجراءات وبالتالي على إنجاز جودة عامة جيدة.